Un mundo sin e-mail Reimaginar el trabajo en una época con exceso de comunicación por Cal Newport ¿De qué se trata? Aunque se esperaba que el correo electrónico potenciara el trabajo del conocimiento, su generalización ha afectado negativamente la productividad y ha llevado a una sobrecarga comunicativa en el ámbito laboral. Cuando el uso del correo electrónico comenzó a generalizarse en las empresas en las décadas de 1980 y 1990, cambió la manera de comunicarse, haciendo que el intercambio de mensajes fuera prácticamente gratuito y requiriera un mínimo de tiempo y recursos. Sin embargo, esto llevó a una sobrecarga de las comunicaciones. El correo transformó la comunicación habitual y generó un aumento innecesario de los mensajes en el ámbito laboral, lo que dio lugar a lo que algunos especialistas han llamado “la mente de colmena hiperactiva”, que es una forma de trabajo que prioriza la comunicación continua y desorganizada, especialmente a través de correos electrónicos y mensajería instantánea. A pesar de sus ventajas, como la simplicidad, la flexibilidad y la rapidez, este método ha demostrado ser ineficiente. Las personas terminan pasando un tercio de su día de trabajo revisando correos y mensajes. Las constantes interrupciones de la mente de colmena pueden hacer que las personas se sientan agotadas y reducir su rendimiento cognitivo. “Según lo veo, un mundo sin e-mail no supone un paso atrás, sino un avance hacia un apasionante futuro tecnológico que apenas se empieza a comprender”. El correo electrónico disminuye la productividad y la concentración. Aunque originalmente se pensaba que el correo electrónico potenciaría el trabajo del conocimiento, ha traído consigo desafíos significativos para la productividad y ha afectado el crecimiento económico en las últimas dos décadas. El sector del trabajo del conocimiento no valora lo suficiente la concentración profunda. A pesar de que la comunicación digital rápida es beneficiosa, las constantes interrupciones han perjudicado la capacidad de concentración, impactando negativamente la calidad del trabajo. Muchos trabajadores experimentan frustración debido al volumen de comunicación que deben gestionar. Para colmo, el uso del correo electrónico ha acostumbrado a muchos profesionales a la multitarea, la cual además de ser agotadora, afecta negativamente la creatividad y el enfoque. Cuando cambia su concentración de una actividad a otra, está solicitándole a su mente que ajuste y reajuste sus capacidades cognitivas, produciendo un enfoque fragmentado. En este escenario, su atención raramente finaliza una actividad antes de saltar a la siguiente, causando una confusión de procesos mentales que se entrecruzan y reducen la eficiencia general. Aunque muchos directores y jefes de equipos consideran que la comunicación constante y accesible es esencial para el funcionamiento de sus empresas, diversos estudios sugieren que, con una organización apropiada, los trabajadores pueden prescindir del correo electrónico, mejorando su desempeño. Estos mismos estudios sugieren que es posible dar una atención satisfactoria al cliente, prescindiendo de la mensajería instantánea. “Otro argumento habitual sobre la disminución de la productividad a causa del correo electrónico se centra en su capacidad para aumentar la cantidad de información irrelevante que te obliga a procesar”. El correo electrónico genera estrés, ansiedad e insatisfacción general. El cerebro humano tiene dificultades con la sobrecarga de correos y mensajes, la cual puede generar ansiedad. El uso del correo electrónico suele producir irritación, estrés, insatisfacción e infelicidad general. Este fenómeno se debe a cómo el cerebro ha evolucionado para manejar las interacciones sociales. El correo electrónico ha generado un exceso de socialización, a la cual las personas prestan demasiada atención, muchas veces de manera inconsciente. El ser humano tiende por naturaleza a cuidar y fomentar su interacción con los demás con el fin de mejor su integración social y su posición dentro de la comunidad. “La otra cara de la profunda obsesión evolutiva por la interacción personal, como ocurre con la mayoría de los instintos, es el correspondiente sentimiento de angustia cuando se carece de ella”. Otra desventaja del correo electrónico es la ambigüedad, imprecisión e impersonalidad propias de la comunicación escrita. Las interacciones en persona no se pueden comparar con las comunicaciones a través de informes o correos electrónicos Al favorecer la comunicación escrita, inadvertidamente se pasan por alto los intrincados y sutiles sistemas sociales que la especie ha desarrollado para el trabajo cooperativo cara a cara. Los mensajes escritos suelen ser malinterpretados, puesto que carecen de la riqueza gestual, la entonación y el lenguaje corporal en que suele apoyarse la comunicación oral. Es necesario encontrar nuevas formas de coordinación laboral que reduzcan el uso del correo electrónico. La adopción del estilo de trabajo de la mente de colmena no fue intencional, sino más bien un resultado no planificado de cómo evolucionó el uso de herramientas digitales en el entorno laboral. Este reconocimiento de su origen casual puede ser la clave para buscar mejores métodos. Es necesario reconocer que la forma de comunicación actual dista mucho de ser óptima y no está condicionada por la tecnología ni por las características del mundo moderno. Hoy día existen muchas herramientas y conocimientos que pueden brindar mejores alternativas de comunicación. Los profesionales del conocimiento no son entidades autónomas. Contrario a lo que muchos piensan, los trabajadores del conocimiento pueden trabajar con metas definidas y controladas que los provean de una dirección inspiradora sin restarles creatividad ni libertad. Es esencial analizar de manera estructurada cómo optimizar la colaboración entre las personas, buscando generar el máximo valor de manera duradera. En el mundo moderno, esto implica eliminar la sobrecarga de comunicación generada por el correo electrónico y avanzar hacia un uso más reflexivo y estratégico de las nuevas tecnologías. “Las nuevas herramientas abren unas opciones de comportamiento y cierran otras. Cuando estos cambios interactúan con el inescrutable cerebro humano y sus complejos sistemas sociales, los resultados pueden ser imprevisibles”. El método de trabajo de las empresas debe favorecer la concentración de los trabajadores del conocimiento. El “principio del capital de la atención” sugiere que se deben adoptar formas de trabajo que se alineen mejor con el funcionamiento del cerebro, maximizando el valor y minimizando las distracciones. Hay principios basados en esta teoría que buscan alejarse de la constante comunicación hacia enfoques más estructurados y eficientes. Estos principios no buscan eliminar completamente el uso de correos electrónicos y de mensajería instantánea, sino más bien minimizar la distracción que causan. Las recomendaciones de cómo implementar estos principios pueden variar según el tamaño y tipo de organización, pero el principio subyacente es que alejarse de la mente de colmena hiperactiva ofrecerá una ventaja competitiva en el futuro del trabajo. Para ser consecuente con el principio del capital de atención, es necesario modificar los procedimientos de trabajo de modo que otros tengan que adaptarse a la forma en que usted trabaja. Un ejemplo de esto sería decidir revisar su correo solamente una vez al día como parte de una mejora en su rutina laboral, lo que llevaría a que sus colegas ajusten sus expectativas acerca de cuán rápido responderá usted a sus correos. Es crucial ser prudente al comunicar cambios en sus hábitos laborales. Es preferible hacer estas adaptaciones de manera discreta. La mejor táctica para cambiar las expectativas de los demás no es hablar de sus métodos y razones, sino simplemente informarles del cambio y ser consecuente con lo que ha estipulado. “El trabajo no consiste solo en hacer las cosas; consta de un conjunto de personalidades que intentan averiguar cómo colaborar entre sí”. Algunas empresas han empezado a prescindir del correo electrónico, concentrando la información de cada proyecto, por ejemplo, en un tablero de trabajo donde se registra la información que debe ser conocida por todos los involucrados mediante fichas. El trabajo pendiente, las asignaciones, los pasos a seguir en un proyecto y las tareas específicas de cada integrante se registran allí, de manera que todos pueden consultar el tablero para acceder a la información que antes se solicitaba por correo electrónico. Estrategias como esta generan estructuras que favorecen la autonomía y la concentración sostenida. Un proceso de producción rigurosamente estructurado es beneficioso para el trabajo del conocimiento. La metodología de producción industrial no se limita al sector manufacturero y puede adaptarse al ámbito del trabajo del conocimiento. Al igual que en una fábrica, en el trabajo del conocimiento es crucial determinar responsabilidades y establecer sistemas de seguimiento. Cada producto o resultado en el sector del conocimiento es el fruto de un proceso. Al reconocer y mejorar dichos procesos, se puede incrementar la productividad, de manera similar a como lo hace una fábrica al reducir costos innecesarios. Según el “principio del proceso”, implementar métodos de producción bien pensados en el ámbito del trabajo del conocimiento puede potenciar la eficiencia y hacer que las tareas sean menos extenuantes. Por desgracia, hay una tendencia en el sector del conocimiento a enfocarse en las personas en lugar de los procesos, lo que lleva a una falta de estructura y una dependencia en sistemas más caóticos de organización. Parte de la resistencia hacia una estructura más definida se debe al valor que se le da a la autonomía de los trabajadores del conocimiento. La naturaleza de los procesos de producción implica la existencia de normas que pueden limitar la independencia, lo que contradice las ideas tradicionales sobre cómo deberían operar estos profesionales. Además, hay una percepción errónea que sugiere que la ausencia de procesos se traduce en mayor flexibilidad y agilidad. En un sistema de producción efectivo, se ha de poder determinar claramente quién está a cargo de qué y cómo progresa el trabajo. Estos sistemas permiten que el trabajo fluya con una mínima comunicación. Un sistema de producción óptimo debería reducir las incertidumbres y la necesidad de comunicaciones no planificadas para completar la tarea. En el ámbito del trabajo del conocimiento, estos sistemas necesitan ser personalizados según la situación específica. Al establecer sistemas automatizados de trabajo, hay que respetar tres directrices esenciales: División – Divida el proceso en una serie de pasos sucesivos y específicos. Para cada paso, defina qué debe hacerse y quién será la persona encargada. Señalización – Ejecute un sistema de marcación o notificación para dar un seguimiento de cada resultado de todo proceso. De esta manera, los involucrados sabrán en qué momento les tocará hacerse cargo. Canalización – Establezca canales claros para entregar resultados y compartir la información pertinente entre cada fase de proceso. “Los procesos automáticos no solo son aplicables al trabajo de equipo, también a tus propias tareas”. Las empresas deben fijar protocolos de sus procesos de trabajo para automatizarlos. La forma en que las personas se organizan en su trabajo depende del medio de comunicación que utilizan y de cómo se coordina esa comunicación. Aunque muchas compañías optan por un enfoque de mente de colmena hiperactiva, hay evidencia de que invertir tiempo en desarrollar protocolos más eficientes puede reducir significativamente los costos a largo plazo. El “principio del protocolo” sugiere que establecer reglas específicas para la organización puede ser molesto inicialmente, pero produce una mayor eficiencia. “Algunos aspectos de la vida cotidiana nos resultan tan familiares que cuesta imaginar una alternativa”. Los trabajadores del conocimiento deben enfocarse exclusivamente a las tareas de su especialidad. La irrupción de la tecnología informática en el ámbito laboral llevó a la pérdida de la especialización en el trabajo del conocimiento, teniendo consecuencias económicas negativas. Muchos profesionales supuestamente especializados pasan gran parte de su jornada laboral haciendo actividades administrativas y de gestión. Esta tendencia de no especialización también fomentó la adopción de la metodología de mente de colmena hiperactiva debido a la abrumadora diversidad de tareas en el ambiente de trabajo. Para superar la metodología de mente de colmena hiperactiva, es esencial redirigir el trabajo hacia una mayor especialización. Al reducir la diversidad de responsabilidades y concentrarse en áreas específicas, se crea el espacio para optimizar métodos de trabajo y aumentar la productividad. Un concepto clave en este contexto es el “principio de la especialización”, según el cual, enfocarse en un menor número de tareas, pero con más profundidad y compromiso, puede dar como resultado una productividad más alta. “Hay gente que teme que si asume menos responsabilidades o rechaza tareas que no son de su especialidad parecerá que no sabe trabajar en equipo, o tal vez incluso pueda perder su trabajo”. Si los profesionales del conocimiento pueden dedicar más tiempo a su especialidad y contar con un equipo de apoyo robusto para otras tareas, se generará más valor. Es necesario reorientar el trabajo de los trabajadores del conocimiento hacia una mayor especialización, permitiéndoles aplicar sus habilidades con eficiencia y respaldarse en un sistema de apoyo sólido. ****Cal Newport es profesor de Ciencias de la Computación de la Universidad de Georgetown y colaborador de The New York Times.